メールでのやり取りが一般的になった現代でも、ビジネスシーンにおいて電話はまだまだ欠かせないツールです。

急ぎの用件や大切な用件を伝える際には、メールよりも電話が用いられることが多いのではないでしょうか。

電話応対は基本的なビジネスマナーの一つ。

電話の受け答えによって企業の印象を左右しかねないため、社会人の重要スキルとして位置づけられています。

しかし電話応対に慣れていない人は、緊張してスムーズに受け答えができないなど、苦手意識を持ちやすいようです。

ここではビジネスシーンでの電話応対のコツとマナーについて、押さえておきたいポイントをご紹介します。

ポイント１：デスク上を応対しやすい配置にしておく

電話応対の際には利き手と反対の手で受話器を持ち、利き手でメモを取るのが基本です。

電話が鳴ったらスムーズにこの体勢になれるよう、デスク上の電話機およびメモやペンを置く位置を工夫しましょう。

また電話で尋ねられることの多い内容（自社の住所や電話番号、各案件の担当部署や担当者名など）をまとめて、すぐに確認できる位置に用意しておくのもおすすめです。

ポイント２：電話が鳴ったら3コール以内に取る

電話が鳴ってから何コールで取るかは、職場によってルールが決められている場合もありますが、一般的には1～3コールの間に取るのが良いとされています。

電話が鳴りだした瞬間に取ると、早すぎて相手を驚かせてしまうこともあるため、一呼吸おいてから取るのが理想です。

すぐに出ることができず3コール以上かかってしまった場合は、「たいへんお待たせいたしました」とお伝えして出るようにしましょう。

ポイント３：丁寧かつはっきりと、なめらかに話す

電話応対に慣れていないと、自信のなさからつい小さな声になったり早口になったりしがちです。

応対時は、聞き取りやすさを意識してはっきりと丁寧な話し方を心がけましょう。

女性の場合は、やや高めのトーンの明るい声で話すように意識すると好印象につながります。

顔の見えない電話でも、姿勢や態度などは意外と声に現れるものです。

相手が目の前にいるときと同じように、姿勢を正して誠実な態度で応対しましょう。

ポイント４：相手の意向に合わせて対応する

取次ぎを頼まれた担当者が会議や外出などで不在の場合は、折り返すことが基本だと考えがちです。

しかし、相手の用件によっては折り返しが不要の場合もあります。

まずは取次ぎできないことを謝ったうえで、「何かお伝えしますか」「よろしければ折り返しいたしましょうか」など相手の意向を確認し、応対するのが丁寧です。

ポイント５：メモや復唱で正確に

相手からうかがった名前や電話番号、伝言などをメモに取り、最後に「復唱いたします」と一言添えてから必ず復唱するようにしましょう。

復唱することで聞き間違いやメモの書き間違いなどがないかを確認でき、正確に伝言することができます。

また、相手にも「ちゃんと伝わった」という安心感を持ってもらうことにつながるのです。

ポイント６：かけた方が先に切るのが基本

用件が終わったら、「ありがとうございました」「よろしくお願いします」「失礼いたします」などの挨拶の言葉を伝えます。

電話は、かけた方から切るのがマナーです。

かかってきた電話を受けた場合は、相手が先に切るのを待ってから静かに切るようにしましょう。

電話を切る際は、受話器を電話機に直接置くのではなく、手で受話器を置くフックを押して切るようにすると、「がちゃん」とならず丁寧に切ることができます。

ビジネスシーンにおける電話応対のコツとマナーについて、ポイントをいくつかご紹介しました。

慣れないうちはこれらのポイントだけでもきちんと意識してみると、スムーズに応対しやすくなるでしょう。

電話応対でよく使うフレーズなどは、声に出して練習してみるのもおすすめです。

お互いの顔が見えないやり取りだからこそ、細心の注意を払いたい電話応対。

電話を受ける際には、会社の代表という意識を持って丁寧な対応を心掛けましょう。

研究開発のお仕事ならRDサポート人材派遣

RDサポート人材派遣は、食品・創薬・製薬・臨床分野の研究開発職に特化した派遣会社です。理系出身のキャリアアドバイザーや担当営業があなたの転職活動を応援します。

研究開発職を希望する方の様々なライフスタイルやキャリアステージに合わせた転職サポートが強みです。派遣のお仕事を中心に、正社員紹介や複業支援を含めた長期的なキャリア提案を行っております。

現在転職を考えている方はもちろん、今のお仕事を続けていくべきか悩んでいる方、初めての転職で不安な方も、まずはRDサポートのキャリアアドバイザーに相談してみませんか。