製品開発分野や化学分野、食品分野などの業務では、仕様書と呼ばれる書類を作成することがあります。

仕様書は、開発された製品やシステムを購入するかどうかを判断するための重要な要素の1つになります。

開発内容や機能について正しく伝達するためには、目的に応じて最適な仕様書を作成しなければなりません。

そこで今回は、仕様書とはどういったものなのか、その内容や作成方法について詳しく解説いたします。

仕様書とはどういったもの？

仕様書とは、製品やサービスなどの詳細が記された書類のことです。

仕様書には、製品開発をするスタッフに詳細を伝えるための開発仕様書、顧客からの希望や要望をまとめた要望仕様書、契約前に詳細と利用料金を伝える見積仕様書など多くの種類があります。

仕様書と解説書、設計書や取扱説明書の違い

仕様書と似たような書類として、解説書や設計書、取扱説明書といった書類が挙げられます。

解説書は、開発している対象の重要なポイントをまとめた書類のことをいいます。

また、設計書はその製品やシステムが完成するまでの工程を詳しく解説した資料のこと、取扱説明書は使い方について詳しく説明した書類のことです。

仕様書と他の書類では使用目的が異なるので、その違いを十分に理解しておくことが肝心です。

仕様書の作成にあたって意識すべきポイント

仕様書の作成方法は状況によって異なりますが、対象となる製品やシステム、サービスに関する情報を仔細に記載していくことが重要です。

まず開発の背景や目的、全体像について説明したあと、利用方法や機能面の特徴、予算や維持管理といった概要にも触れてまとめていきます。

仕様書はときにプロジェクトの成否を左右することもある大切な書類です。仕様書を簡潔にまとめることは、仕事をスムーズに進めることにつながります。

分かりやすい仕様書を作成するためのコツ

仕様書を作成するときには、まずどのような内容を記載するかを大まかに決め、特に重要なポイントを強調するよう意識しながら書き進めていきましょう。

仕様書の中にイメージ画像やシーケンス図などがあれば、より分かりやすくなります。

仕様書の内容は細かすぎてもざっくりしすぎていても伝わりにくいもの。

また、専門用語を羅列したような難解な仕様書を作っても、相手に内容を伝えることができないので気をつけたいですね。

細部を簡潔に説明できるような言葉を選び、分かりやすくまとめるよう心がけましょう。

仕様書のテンプレートを利用するのもおすすめ

仕様書の作成に慣れないうちには段取りに戸惑うこともあるかもしれません。こういったときにはテンプレートを使用するのがおすすめです。

ウェブ上には、各種仕様書のテンプレートをダウンロードできるサイトがたくさんあります。

無料で使用できるテンプレートを扱っているサイトも多いので、ぜひ利用してみましょう。

仕様書とは、企業が開発した製品やシステムなどについて詳しく解説するための書類です。

その作成方法は目的によって異なりますが、どんな仕様書であっても相手に内容が伝わるよう分かりやすく記載することが重要といえます。

仕様書はビジネスの成否を左右する鍵となる書類なので、製品やサービスに関するポイントを細部までしっかり落とし込むよう心がけたいですね。

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