今やデスクワークに欠かせないツールである「エクセル（Microsoft Excel）」。さまざまな業務に利用されているため、誰でも一度は使用したことがあるのではないでしょうか？

ここでは、派遣社員なら押さえておきたい“エクセルの基本操作”として、仕事の効率がアップするショートカットキーや関数についてご紹介します。

エクセルとはどのようなことができるツール？

Microsoft社のエクセル（Microsoft Excel）は、表計算を目的としたツールです。数式計算や集計、グラフや表の作成をはじめ、簡易的なデータベースとしても活用されています。

また、エクセルにはワークシートを分けられる機能があるため、項目別に内容を分けて文書を作成するときにも便利です。

エクセルには関数やテーブル、マクロなどの便利な機能も備わっています。

これらの機能を使うことで、大量のデータ計算やデータの抽出といった事務処理が、効率よくおこなえるようになるのです。

エクセルの基本操作・ショートカットキーをおさらい！

エクセルでは「ワークシート」に文字や数値などを入力していきます。

入力の際にはショートカットキーを使うことで、作業効率が大幅にアップします。代表的かつ使用頻度がとても高いショートカットキーをご紹介しますので、覚えておきましょう。

Ctrl＋Zで「1つ前の動作に戻る」

エクセルで入力や操作を間違えたとき、「Ctrl（コントロールキー）」と「Zボタン」を押すことで1つ前の動作に戻ることができます。

戻りすぎたときは「Ctrl＋Y」で戻る動作をやり直すことができます。

Ctrl＋Cで「コピー」、Ctrl＋Vで「貼り付け」

文章や数字、画像等をコピーしたい場合は、対象になる範囲を選択し、Ctrl＋Cでコピーができます。

なお、切り取る場合はCtrl＋Xで切り取りができるので、使い分けてみましょう。

コピーや切り取りをしたものを貼り付けるときは、貼り付けたいセルを選択し、Ctrl＋Vで貼り付けられます。

F4キーで「同じ動作を繰り返す」

同じ動作を繰り返しおこないたいときは、キーボード上部のF4（ファンクションキー）を押します。

Ctrl＋Fで「検索」

特定の文字列を検索したい場合は、ワークシート内でCtrl＋Fを押すと検索ウィンドウが出てきます。検索したい言葉・数字を入れて検索ボタンを押すと該当データがヒットします。

エクセルを使うときに知っておくと便利な関数

エクセルでは関数を使って合計値や平均値、最大値・最小値などの計算が簡単にできるようになっています。関数は上部の「数式」タブを選択し、関数メニューから入力可能です。

さまざまな関数の中でも、使用頻度が高いものを知っておきましょう。

SUM関数（合計値）、AVERAGE関数（平均値）

SUM関数は選択したセル範囲に含まれる数の「合計値」を計算する関数です。

いっぽうAVERAGE関数は、選択範囲の数の「平均値」を計算することができます。

＜手入力の場合＞

・SUM関数の数式→表示させたいセルに「＝SUM(合計値を求めたいセル番号①:セル番号②)」を入力

・AVERAGE関数の数式→表示させたいセルに「=AVERAGE(平均値を求めたいセル番号①:セル番号②)」を入力

MAX/MIN関数（最大値/最小値）

MAX関数、MIN関数を使うと、選択範囲のセル内にある数の「最大値」や「最小値」が表示されます。

実験結果の数値や成績等のデータをまとめる際に便利です。

＜手入力の場合＞

・MAX関数の数式→表示させたいセルに「=MAX(最大値を求めたいセル番号①:セル番号②)」

・MIN関数の数式→表示させたいセルに「=MAX(最小値を求めたいセル番号①:セル番号②)」

エクセルの基本操作を押さえて効率化を目指そう！

エクセルを使用するときは、ショートカットキーや関数を覚えていると、より効率的に業務が進められます。基本操作すら難しいという方は、実際に使いながら習得すると覚えるのが早くなりますよ。

今回の記事を参考にしつつ、エクセルを使いこなせるよう練習してみましょう。

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