派遣のお仕事では取引先や関係者へメールを送る機会も多いですよね。しかし中には「ビジネスメールのマナーを守れているか、自信がない」という方も多いのではないでしょうか？

そこで今回は、派遣社員が押さえておきたいビジネスメールの基本や、マナーについてご紹介します。

ビジネスメールの基本的な書き方とは？

ビジネスメールには定型となる書き方の順番があります。

1. 宛名……「〇〇株式会社　△△部課長　□□様」のように、送信先の宛名を記入します。
2. あいさつ……「お世話になっております。」などのあいさつ文を入れます。
3. 名乗り……「株式会社●●　◇◇部の田中でございます。」と、自分の所属と名前を名乗りましょう。
4. 本文……伝えたいことについて丁寧な言葉で綴ります。
5. 結びの言葉……「よろしくお願いいたします。」など、締めの言葉を書きます。

内容に関わらずこの①～⑤に沿って書くことが大前提となりますので、しっかり押さえておきましょう。

本文の最後には署名を入れる

本文の結びの言葉のあとには「署名」を入れましょう。署名を入れることで送信元の情報・連絡先が相手に伝わりやすくなります。

派遣の場合は、派遣先企業がメールソフトにあらかじめ登録した署名を利用する場合が多いです。

ビジネスメール送信の際に知っておきたいマナー

ビジネスメールの送信時には、相手を不快にさせないためにもマナーを守ることが大切です。

特に送信方法は重要になりますので、あらかじめ把握しておきましょう。

件名は“本文を端的に表す書き方”にする

件名はメールの内容をわかりやすく書きましょう。

例えば請求書送付を知らせたい場合は「〇月度ご請求書送付のお知らせ」というふうに書けば、受信側が一目で理解しやすくなります。

本文は分かりやすく簡潔に書く

ビジネスメールでは重要事項をはじめに提示することが重要です。

文章が長くなるようなら段落に分けたり、箇条書きで示したりしながら、読みやすくなる工夫をしましょう。

添付ファイルのサイズに注意

ファイルを複数送付する場合や容量の大きい添付ファイルを送付する場合は、ZIPファイルに圧縮して送信するとよいでしょう。10MBを超える場合は大容量対応のファイル転送サービスで送信します。

メールでどのような内容のファイルを送るのか、一言添えて送付しましょう。

送信方法「TO・CC・BCC」の違い

メール送信時には「TO」「CC」「BCC」の3つの方法があります。

TOは特定の相手に伝えたいときや、返信を求める際に使用します。

CCは関係者や上司などに対し、返信がいらない内容のときに使用されるケースが多いです。

TOやCCに設定された人は、他にTO・CCに設定された全員分のアドレスを見ることができます。

いっぽうBCCは、顧客など「お互い面識がない人」に対し使用されることが多い方法です。全員にBCCで送信すると、場合によっては迷惑メールとして振り分けられてしまうことがあるため、TOに自分のアドレスを入れて送るとよいでしょう。

BCCとTO・CCを間違えないように注意

BCCに設定された人同士がアドレスを確認することはできず、プライバシーが保たれます。ただし、TOやCCに設定されている人のアドレスは確認可能です。

もし「BCCで送るつもりだったのに間違ってTOやCCで送ってしまった」となれば、大きな問題になってしまいます。それぞれの違いを理解し、間違えないようにしましょう。

ビジネスメールのマナーを守って印象アップを目指そう

ビジネスメールは正確かつ簡潔に書くことが大切です。また、ビジネスメールの書き方や対応によって、派遣先企業の印象が左右されることも珍しくありません。印象よくスムーズなやり取りができるよう、ビジネスメールの基本やマナーをしっかりと押さえておきましょう。

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