派遣のお仕事をしていると、メールや報告書など文章を書く機会は多いもの。その際に読みやすい文章が作れると、コミュニケーションもスムーズになります。

そこで今回は、お仕事中にも役に立つ「読みやすい文章を書くためのポイント」をご紹介します！

読みやすい文章の特徴とは？　「結論」が先！

そもそも「読みやすい文章」とはどのような文章のことを指すのでしょうか。“読みやすさ”を構成するポイントとしては、次の要素があります。

• 結論から先に述べる
• はじめに話題のガイドラインがあり、すぐ内容を把握できる
• 漢字よりひらがながやや多めで構成されている
• 話題の切り替わりが分かりやすい

ビジネスの場では時間をかけずに理解できる文章が好まれます。そのため、読みやすい文章を書くには上の4点を意識するとよいでしょう。

読みやすい文章を作るテクニックを知ろう！

では、実際に読みやすい文章を書くためのTipsをご紹介します。

読みやすい文章を作るには、以下のテクニックを使うとよいでしょう。1つ1つは簡単なテクニックなので、ぜひ身に着けてみてくださいね。

「PREP法」で文章を構成していく

PREP法とは、①Point（結論）②Reason（理由）③Example（根拠や具体例）④Point（まとめの再結論）で文章を作る手法です。ビジネスの場でもよく用いられる方法で、PREP法を使うだけで内容が簡潔かつ分かりやすくなります。

＜文章の例＞

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漢字とひらがなは3：7が目安

文章を作るときに漢字とひらがなの割合を気にしたことはありますか？　漢字の割合が多いと文章がスムーズに読めなくなってしまいます。かといってひらがなが多すぎても文章が平らになってしまうので、読みにくくなるのです。

漢字とひらがなの割合は3：7程度がベストです。特に専門用語などで漢字が並ぶ文章を作成する場合は、意識してひらがなを多めに使いましょう。「宜しくお願い致します→よろしくお願いいたします」のように、漢字をひらがなへ置き換えられないか考えてみるのもいいかもしれません。

句読点や改行の位置、主語と述語にこだわる

句読点は多すぎても少なすぎても読みにくい文章になります。文章の中で区切りを入れたい部分に「、」を入れつつ、リズムよく読めるように工夫しましょう。また、話題が変わるときは改行して、段落を分けるのもポイント。余白を作ることで、1つの話題をひとかたまりとして捉えやすくなります。

そのほかには、主語と述語の「ねじれ」にも要注意。特に長い文章で起こりやすいのですが、ねじれとは「仕事の極意はレスポンスをなるべく早くするのが私です」というように、主語と述語がうまくかみ合っていない状態を指します。

ねじれを防ぐには1つの文章で伝えたいことを1つに絞るのが大切です。先ほどの例文で言えば「仕事の極意はレスポンスを早くすること。それを心掛けているのが私です」という風に改善できます。

読みやすい文章は伝わりやすい！　コツを押さえておこう

読みやすい文章は内容が頭に入りやすく、コミュニケーションをスムーズにする効果もあります。特にビジネスの場では内容をスピーディに伝えたいシーンも多いので、読みやすい文章を書けるスキルは重宝されやすいです。

ご紹介したポイントを押さえつつ、「読みやすい文章」を書けるよう心がけてみましょう。

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