日々、多くの業務をこなすなかで、「もっと効率よく仕事ができたら」と感じている人は少なくありません。また、自分より業務量が多いはずなのに、テキパキと仕事をこなして定時に帰る人を羨ましく思うこともあるでしょう。

特に、大きな仕事を任されたり、業務量が増えたりした際は、業務を効率化させなければ思うように仕事ははかどりません。

そこで今回は、仕事を効率化させるためのいくつかのポイントを紹介したいと思います。

仕事を効率化するポイント

ポイント1）無駄を省く

まずは、普段ルーティンで何気なく行っている仕事を見直してみましょう。

本当に必要な業務なのか、もっとシンプルな方法にできないか。当時、必要だと感じて始めた業務や、前任者から引き継いだまま続けている業務などで、他の業務との関連や会社の方針が変わったなどの影響で、現在では不要なものになって業務があるかもしれません。

ポイント2）優先順位をつける

毎日の業務のなかで、また、月単位の業務のなかで、重要度と緊急性に優先順位付けをしましょう。

いつまでに必ずやるべき業務をコンディションのよい午前中や、ミーティングなどがなくまとまった時間が取れる時などに優先して行います。後回しでもよいものは時間が出来た時に進めていくとよいでしょう。

現在、抱えている業務を全て書き出してみることで、タスクが見える化され整理しやすくなるといったメリットもあります。

ポイント3）ツールを活用する

最近では、スケジュール管理やタスク管理、チャットツールやクラウド上での情報一元管理、名刺管理ツールなど業務の効率化に役立つビジネスツールがたくさんあるので、自分に合ったものを取り入れましょう。

ポイント4）デスクトップを整理する

作成したファイルの保存場所はすぐにわかるようになっていますか？ファイルを開く時間を削減するだけでも、業務の効率化につながります。

業務の種類や案件ごとにフォルダを作成するなど、過去のファイルもすぐに取り出せるように整理をしておき、よく使うものはデスクトップにショートカットを作成しておくとよいでしょう。

ポイント4）ショートカットキーを活用する

パソコン操作において、ショートカットキーを活用することでも作業効率を上げることができます。

以下のものはよく使われています。

コピー　　：［Ctrl］＋［C］

切り取り　：［Ctrl］＋［X］

貼りつけ　：［Ctrl］＋［V］

一度覚えてしまえば、操作が楽になるので、活用してみて下さい。

ポイント5）マクロを活用する

ExcelやWordを使ったデータ集計などの定例業務がある場合は、マクロを活用して業務の自動化を検討してみましょう。一度マクロを組んでしまえば、マクロを実行している間は、別の作業ができ効率化につながります。

ポイント6）マルチタスクをしない

一度に複数の業務をこなす「マルチタスク」をしている人はカッコいいイメージがありますが、実は業務を進めるうえではおすすめできません。基本的に人間は、一つの業務に集中した方が効率的に終わらせることができます。ある程度まとまった時間や業務の区切りが良いところまでは、1つの業務を集中して行うようにしましょう。

業務を効率化させるポイントを紹介いたしました。業務の効率化は、ちょっとした工夫の積み重ねによって進みます。ぜひ、取り入れられそうなものを試してみて下さい。

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