派遣スタッフのなかで、電話対応に苦手意識を持っている方は多いでしょう。 「電話に出ると緊張してドキドキしてしまう」、「頭が真っ白になってしまう」という方も、いるかもしれません。

この記事では、派遣スタッフには電話応対がどの程度求められているのかどうか、苦手意識を取り去るためのポイントについて、ご紹介していきたいと思います。

派遣スタッフに電話応対は必要？

テレアポスタッフとしての派遣就業に限らず、オフィスで勤務する場合は派遣スタッフにも電話応対を求められる機会は多くあります。業務内容から電話応対を外してしまうと、派遣の依頼はグッと減ってしまうでしょう。

会社で勤務している以上、「派遣先の会社のことをよく知らないから…」といった理由で電話応対を全くしない、というわけにはいきません。 たとえば、社員全員が会議や打ち合わせなどで電話に出られない時、クライアントから電話がかかってくれば、電話の相手はあなたを社員の一員だと認識して会話をするでしょう。

あなたの印象は会社の印象にも繋がります。電話応対への苦手意識は取り去り、しっかり応対できるようにしておく必要があるでしょう。

電話応対の苦手意識を取り去るポイント

電話応対をスムーズに行うには知識や経験が必要ですが、それを得るためにも電話応対への苦手意識を取り去るためのポイントをご紹介します。

クッション言葉を活用しよう

電話応対で焦らないためには、クッション言葉を活用するのがおすすめです。クッション言葉とは本題の前に添える言葉で、相手にとって丁寧な印象になるだけでなく、次に続ける言葉を考える時間稼ぎにもなります。

電話応対でよく使われるクッション言葉には、次のようなものがあります。

「恐れ入りますが」

「申し訳ございませんが」

「大変お手数をおかけいたしますが」

「差し支えなければ」

これらのクッション言葉は多くの場面で使用することができるので、何度か声に出して練習しておくと、電話応対の際にスムーズな印象を与えられます。

早口にならないようにしよう

電話対応に苦手意識を感じていると、気がつかないうちに早口になってしまうことが多いので、意識的にゆっくりと落ち着いて話すようにしましょう。 早口での対応は、電話の相手にとって雑な対応ととられる恐れもあります。また聞き取りにくく、内容が正確に伝わらない可能性もあります。

まずは正確に相手の話しを聞こう

まずは、電話の相手の話しや要望をしっかりと正確に聞くことが大切です。それに対する返答は、電話を切った後しっかりと吟味してからでも構いません。まずは、落ち着いてメモを取りながら聞き役に徹することが大切です。

電話応対は、普段から少しずつ経験を積み慣れておくことが大切です。

上記のポイントに気をつけて、まずは周りにすぐに質問できる先輩などがいる時に、積極的にチャレンジしておくことをおすすめします。

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