新しい仕事にチャレンジするためには、現在勤めている会社を退職しなければなりません。

しかし、初めて退職をする人はどんな風に進めればよいのか、どんな手続きが必要なのかが分からず、悩んでしまいますよね。

今回はそんな人に向けて、退職の流れ、退職願・退職届の違いと使い分けについて、退職願・退職届の具体的な書き方、退職を進める際のマナーを解説します。

ポイントを理解して円満に退社できるようにしましょう。

退職願・退職届・辞表の違いは？

スムーズに退職するためには、退職の意志をきちんと会社に伝える必要があります。

その際には形式として書類を提出しなければなりませんが、退職に関する書類は複数あるため、どれを使うのが正しいのか迷ってしまう人もいるかもしれません。

ここでは退職に関する書類である「退職願」「退職届」「辞表」の違いについてご紹介します。

「退職願」は退職を願い出るための書類

「退職願」は退職を願い出るための書類です。

あくまで「退職を願い出る」という形式の書類ですので、退職が認められないケースもあるということは覚えておきましょう。

職場によっては退職願を提出せずに、口頭で伝えるのみで意志を伝えることも可能です。

しかし、口頭のみで話を進めると、いつの間にか退職についてうやむやにされてしまうといったことも考えられるため、退職の意志を示す証として書類を作成することをおすすめします。

「退職届」は退職を通告するための書類

「退職届」は退職を通告するための書類になります。

退職願とは違い「退職します」と固い意志を会社に通告するものですので、提出後の撤回はできません。

また、会社との話し合いで退職することが決定したのちに、会社に対して退職の届け出をする際にも使用します。

退職届は労働者から会社（使用者）に対しての一方的な解約告知ですので、会社側が了承しなくても雇用契約は解除できるという点がポイントです。

話し合いではどうしても退職を認めてもらえないという場合には、内容証明郵便を使って退職届を出すことも検討しましょう。

「辞表」は経営者や役員などが退職するための書類

退職願や退職届とよく似た書類に「辞表」があります。辞表は事業主と雇用関係にない人が提出するもので、経営者や役員、公務員などが退職するための書類です。

一般企業の従業員は使用することはないため、会社に退職の意志を伝える際には辞表ではなく退職願または退職届を提出するようにしましょう。

「就業規則」の確認は不可欠

退職することを決めたら、まずは会社の就業規則を確認しましょう。

「退職するためには社内でどんな手続きが必要なのか」「退職する何日前までに退職する意志を伝えなければならないのか」などは、会社によってそれぞれのルールがあります。

例えば、会社員の場合「退職日の2週間前までに退職届を提出すれば退職が認められる」と民法によって定められていますが、企業によっては「退職の1ヶ月前までに退職の届け出をすること」といったルールが存在します。

法律上は問題がなくても円満に退職するために、会社のルールを確認し、きちんとした手順を踏んで退職を進めましょう。

退職までの一般的なフロー

ここでは退職することを決めてから、実際に退職するまでの一般的なフローについてご紹介します。

事前に退職の流れを確認しておくことで、必要な手続きの漏れを防止したり、スケジュールに追われたりすることを回避できます。

心に余裕を持って退社できるように、しっかりと予習しておきましょう。

退職の意思表示を行う

退職を決めたら、まず退職の意思表示を行いましょう。

最初は「直属の上司」に伝えるのがマナーです。法律上は退職日の2週間前まで、就業規則上はそれぞれ定められた期日までに退職を申し出れば問題ありませんが、なるべく早く伝えることを心掛けてください。

会社から引き止められる可能性や、業務の引き継ぎを考慮すると、1〜3ヶ月前に意思表示をするのが良いでしょう。

トラブルを避けるために、退職理由を聞かれた際に会社への不満を言わないこと、転職先の企業について話さないこと、といったポイントはおさえておきましょう。

退職願を提出する

退職の1ヶ月前には退職願を提出しましょう。

法律上では退職願の提出は必ずしも必要ではありませんが、会社の就業規則によって提出が求められる場合があります。

提出の有無に関して事前にルールを確認しておきましょう。就業規則に記載がない場合は、提出しなくても問題ありませんが、念のため上司に確認しておくと安心です。

業務の引継ぎを行う

退職が正式に決まり社内で正式に掲示されたら、業務の引き継ぎを行います。

引き継ぎ業務をリストアップし、誰に・何を・いつまでに引き継ぎするのかをスケジュールに落とし込んでいきましょう。

引き継ぎは余裕を持って進めるのが鉄則です。退職日の3日前までには引き継ぎが完了するスケジュールを組むようにしましょう。

事前に引き継ぎ資料を作成しておくとスムーズに引き継ぎができますし、退職後に後任が困って会社から連絡が来るといったことを防止できます。

引き継ぎ資料作成もスケジュールに組み込んでおきましょう。

取引先へ挨拶する

退職前に取引先へ挨拶することも忘れてはいけません。

注意点として、人事に関する情報はセンシティブなものであるため、社外の人に挨拶する際は、会社のルールに従う形で行いましょう。

後任が決まっている場合は挨拶に同席してもらい、後の仕事がしやすいように引き継ぎをするのがベターです。

取引先で退職の理由や転職先を聞かれることもあるかもしれませんが、トラブルを避けるため、具体的な話はしないほうが安心です。

有休消化

有給休暇が残っている場合は、退職前に消化しましょう。

有給の残日数が多い場合は、それを加味して退職のスケジュールを組まなければならないため、事前に自分が何日分の有給を持っているか確認しておくことが大切です。

会社によっては有給休暇を買い取る制度を設けている場合があります。

有給の買取価格の計算方法や制度を利用できる条件は企業によって異なりますので、就業規則を確認しましょう。

業務の都合もあるため、有給の消化方法については上司に確認・相談して決めることをおすすめします。

デスク周りの整理

退職前にデスク周りの整理を進めておくことも大切です。

デスクの整理は意外と時間がかかるため、最終出勤日にまとめて整理しようとすると当日にバタバタすることになります。

業務で使用する必要最低限のものだけを残して、段階的に整理しておきましょう。

会社から備品を貸与されている場合は、返却のルールを確認しておき、事前に必要な手続きを済ませておくとスマートです。

退職日

退職日（最終出勤日）は、社内へのあいさつと貸与備品の返却、会社から受け取る書類の確認をします。

直属の上司や同じ部署で働いた人など、業務で深く関わった人には直接あいさつをして感謝の言葉を伝えましょう。

社内で直接あいさつができなかった人、お世話になった取引先などには感謝の言葉を添えてあいさつメールを送信しましょう。

退勤前に備品を返却して、離職票や源泉徴収票などの必要な書類を受け取ったら最終日の業務は終了です。

健康保険・年金・税金に関する手続き

退職後は、健康保険・年金・税金に関する手続きを速やかに行いましょう。

上記の手続きは、転職先が決まっている人と決まっていない人でそれぞれ異なります。自分がどこで何の手続きをするのかしっかりと確認しておきましょう。

例）健康保険

退職時に健康保険の被保険者資格を喪失するため、加入手続きが必要。

• ・転職が決まっている人
  退職した会社に健康保険証を返却して、健康保険資格喪失証明書を交付してもらう。証明書を転職先に提出し、健康保険を切り替える。
  
• ・転職先が決まっていない人
  退職後に転職活動を開始するなどで、すぐに働かない場合は、以下の3つから選択して保険に加入します。

1. 1．健康保険の任意継続被保険者制度を利用する
   任意継続制度とは、2年間を限度として会社で加入していた健康保険に加入できる制度です。利用する場合は、会社の健康保険組合へ届出書を提出します。
   
2. 2．国民健康保険に加入する
   国民健康保険は、各市町村が運営する健康保険制度のことです。この手続きは居住地の市区町村の健康保険窓口で行います。
   
3. 3．家族の扶養に入る
   条件を満たせば家族が加入している健康保険の被扶養者として健康保険に加入できます。主な条件は被保険者の3親等以内の親族であること、同居している場合は年収130万円未満であることなどです。扶養に入るには審査を通す必要があるため、家族が加入している保険組合に確認を取りましょう。

退職願を書くときのポイント

ここでは退職願を書くときのポイントを解説します。

退職願は「退職の意志を伝えるための書類」です。会社に提出するものですので、ある程度の形は整える必要があります。

そうはいっても、難しく考えなくてもOK。テンプレートを使用すれば簡単に作成できます。

退職願に記載すべき項目は以下の通りです。

なお、会社によっては退職願の雛形が存在する場合もあります。社内の規定を確認し、雛形があるなら、そちらを使って退職願を作成しましょう。

冒頭（見出し）

冒頭には「退職願」と書きましょう。見出しにあたる箇所ですので、本文よりも大きめの文字で書いて、読む人に伝わりやすくしましょう。

書き出し

本文の1行目の下部に「私事」もしくは「私議」と記載します。これはビジネスシーンで多用される言葉で「わたくしごと」「個人的なこと」という意味です。

退職理由

自己都合退職の場合は「一身上の都合」と書きます。ここでは具体的な理由を書く必要はありません。

※会社都合の場合は、退職願の提出は不要です。

退職希望日

自分が退職を希望する日付を記載します。年の表記は西暦・和暦のどちらでもかまいません。

文末

退職願は「退職を願い出るための書類」のため、「退職いたしたくここにお願い申し上げます」と書きましょう。

提出する年月日

退職願を提出する年月日を書きます。年の表記（西暦・和暦）は退職希望日で使用したものと合わせます。

所属部署・氏名

自分が所属する正式な部署名、フルネームを記載します。役職がある場合は忘れずに記載しましょう。

押印

氏名の末尾に押印してください。

※シャチハタ印ではなく、認印で押印する。

宛先

会社の正式名称と代表取締役（社長）のフルネームを記載します。代表者名につける敬称は「殿」です。

封筒は白地のものを準備する

退職願・退職届は封筒に入れて提出するのがマナーです。茶封筒はNG、白無地の封筒を用意しましょう。

封筒の大きさにも注意が必要です。書類と封筒の大きさがバラバラにならないようにしましょう。

退職願・退職届をA4サイズで準備した場合は長形3号の封筒を、B5サイズで準備した場合は長形4号の封筒を用意してください。

折り方

書類は封筒にぴったり収まるように長辺を三つ折りにします。

折り方には正しい手順があります。以下の手順で折り進めてください。

①文字が書いてある面を上にして、下から上に向かって3文の1を折り上げる。

②上から下に向かって折り重ねる。

入れ方

三つ折りにした書類を封筒に入れる際は、書類の向きを間違えないようにしましょう。

動画などを参考にして封筒に入れてください。

提出時のマナー

退職願・退職届は基本的に直属の上司へ提出します。会社によっては、提出方法にルールを設定している場合もありますので、就業規則を確認し指定があればそれに従ってください。

提出する際は、事前に大事な話があることを伝えて時間を取ってもらいましょう。会議室や個室など周囲に人がいない場所で渡すのがマナーです。

まとめ

今回は、退職の流れ、退職願・退職届の違いと使い分けについて、退職願・退職届の具体的な書き方、退職を進める際のマナーを解説しました。

いざ退職をするとなると、たくさんの手順や手続きがありますが、次のステップに進むために必要なことですので頑張って行動に移しましょう。

退職の意志を伝えてからは自分のことでいっぱいになってしまう人もいるかもしれませんが、周囲の人への気配りは忘れてはいけません。

これまで勤めてきた会社、自分を支えてくれた人たちに感謝しながら、マナーと礼儀を持って手続きを進めていき、円満な退社を目指しましょう。

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